El rol del público en eventos

Saber el por qué o para qué de mi evento es tan importante como definir a quién va dirigido o quiénes son los destinatarios. Determinar el público nos ayuda siempre a optimizar los recursos disponibles de cara a nuestro acto.

Ciertamente es muy complicado agradar a todos, por ello es fundamental precisar a quienes deseas hacerlo; no vaya a ser que un agasajado termine molesto porque no lo nombraron ni le entregaron medalla de distinción alguna.

Si al finalizar un concierto u obra de teatro llevas a cabo una encuesta para conocer la opinión del público, algunos te dirán emocionados que fue un placer haber asistido, otros dirán que estuvo bueno, otros regular, algunos expresarán que fue para el olvido, otros te contarán que no veían nada o escuchaban con distorsiones, o que la calefacción no funcionaba, por ejemplo. Y todos te dirán su verdad o bien como les tocó vivir tu evento.

Esto sucede muy de seguido y no sólo en eventos masivos como un recital, en los que pese a compartir gustos musicales algunos tienen entradas vip, otros en platea y otros en campo. También sucede y es lamentable en eventos corporativos, sin contar los congresos que convocan un gran número de personas y aún así deberían tener sectorizados los tipos de públicos que participan a fin de poder asistirlos.

Si algo bueno podemos extraer de la cuarentena 2020 para la organización de eventos es que, las reuniones sociales han logrado mayor personalización o customización, característica que vuelve exquisito e inolvidable cualquier acontecimiento. Incluso para el organizador, quien debe agradar a menor cantidad de personas.

Un vestido hecho a medida es único y un evento que no mide a su público es tan ordinario como poco profesional.

Quien teje un suéter sabe a quienes les puede quedar, el organizador de evento debe saber qué prenda va para cada uno. Si invito a una persona que habla otro idioma o es sordo-muda, debo brindarle un intérprete, no hacerlo es no cuidar a mi público y si posterior a esto eleva una queja, bien merecida la tenemos.

Lic. Guadalupe Ortellado.-

Motivo Vs Concepto en eventos institucionales

Así como los eventos sociales, especialmente los cumpleaños infantiles se organizan en torno a una temática, de la misma manera deben planificarse los eventos institucionales.

Existen múltiples razones para organizar un evento desde conmemorar, agasajar, celebrar, inaugurar, difundir, presentar, compartir, etcétera, sin embargo es necesario diferenciar el motivo/razón del concepto que lo atraviesa.

Si deseas que tu evento sea inolvidable debes apelar a las emociones y uno de los elementos fundamentales para ello es el concepto o idea que debe impregnar de principio a fin toda la ceremonia, congreso o acto.

No basta con sostener que, el evento consiste en la celebración de un año de vida institucional, no basta con manifestar que el congreso trata de medicina reproductiva, nada de esto expresa el concepto, sólo expone su motivo de realización.

Conceptos para los ejemplos anteriores podrían ser “el compañerismo o trabajo en equipo” para el primer caso y “la felicidad o alegría” para el segundo. Con esto definido, el desafío es que todo cuanto se produzca para y en el evento debe estar atravesado por dichos conceptos o ideas.

Si nuestro concepto es felicidad, la papelería del evento o gráfica no podría ser en blanco y negro, por otro lado quien reciba a los asistentes o expositores debería hacerlo al menos con una sonrisa, entre otros detalles. Si el concepto es el compañerismo deberías tratar de que sean los mismos compañeros que organicen la fiesta y premiar las actitudes solidarias, entre otros.

El motivo sin duda alguna sugiere su concepto, pero no trabajarlo es desperdiciar un elemento que fortalece vínculos y acerca la marca a sus colaboradores y clientes.

Por último, aunque un mismo tema dispare varios conceptos, es importante que se elija uno para desarrollar de manera exhaustiva, desde la invitación, los programas, los discursos, hasta los banners y/o carteles publicitarios.

Lic. Guadalupe Ortellado.-