Así como los eventos sociales, especialmente los cumpleaños infantiles se organizan en torno a una temática, de la misma manera deben planificarse los eventos institucionales.
Existen múltiples razones para organizar un evento desde conmemorar, agasajar, celebrar, inaugurar, difundir, presentar, compartir, etcétera, sin embargo es necesario diferenciar el motivo/razón del concepto que lo atraviesa.
Si deseas que tu evento sea inolvidable debes apelar a las emociones y uno de los elementos fundamentales para ello es el concepto o idea que debe impregnar de principio a fin toda la ceremonia, congreso o acto.
No basta con sostener que, el evento consiste en la celebración de un año de vida institucional, no basta con manifestar que el congreso trata de medicina reproductiva, nada de esto expresa el concepto, sólo expone su motivo de realización.
Conceptos para los ejemplos anteriores podrían ser “el compañerismo o trabajo en equipo” para el primer caso y “la felicidad o alegría” para el segundo. Con esto definido, el desafío es que todo cuanto se produzca para y en el evento debe estar atravesado por dichos conceptos o ideas.
Si nuestro concepto es felicidad, la papelería del evento o gráfica no podría ser en blanco y negro, por otro lado quien reciba a los asistentes o expositores debería hacerlo al menos con una sonrisa, entre otros detalles. Si el concepto es el compañerismo deberías tratar de que sean los mismos compañeros que organicen la fiesta y premiar las actitudes solidarias, entre otros.
El motivo sin duda alguna sugiere su concepto, pero no trabajarlo es desperdiciar un elemento que fortalece vínculos y acerca la marca a sus colaboradores y clientes.
Por último, aunque un mismo tema dispare varios conceptos, es importante que se elija uno para desarrollar de manera exhaustiva, desde la invitación, los programas, los discursos, hasta los banners y/o carteles publicitarios.
Lic. Guadalupe Ortellado.-
Buena Data 